Sentralarkiv

Bilde fra arkivet

Vennesla kommune innførte elektronisk arkiv i 2007. Dokumenter før den tid er tatt vare på i papirformat. Kommunen bruker flere ulike fagsystem, men sak-/arkivsystemet Public 360 er felles for hele kommunen.

Sentralarkivet har følgende oppgaver:

  • sortere, registrere og skanne dagens post til elektronisk sak-/arkivsystem
  • registrere og arkivere e-post i sentralt sak-/arkivsystem
  • kontroll og publisering av postliste/offentlig journal
  • brukerstøtte for saksbehandlere i enhetene 

Postliste/offentlig journal

  • Postliste/offentlig journal produseres daglig og gir en oversikt over journalførte dokumenter til og fra kommunen samt kommunens interne notater med oppfølging
  • konfidensiell informasjon skjermes for innsyn
  • av og til kan det dukke opp journalførte dokumenter av eldre dato - dette kan skyldes periodisk rydding i det elektroniske arkivet
  • korrespondanse i klientsaker i helse- og sosialsektoren fremgår ikke av postlisten

Begjæring om innsyn

  • Postlisten/offentlig journal gir grunnlag for å indentifisere saker og dokumenter. I Offentleglova § 3 står det at «Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ». Sentralarkivet behandler spørsmål fra publikum om innsyn i dokumenter. Er dokumentet avlevert til annen arkivinstans, er sentralarkivet behjelpelig med videre kontakt.  
Publisert
13.01.2010
Sist endret
22.12.2015
Publisert av
Beate Fjellestad

Kontaktinformasjon

Arkivleder: Beate Fjellestad
Telefon: 38 13 73 49

Sekretær: Wenche Johannessen
Telefon: 38 13 72 23

Konsulent: Ruth Brenna
Telefon: 38 13 73 02

Postadresse:
Postboks 25, 4701 VENNESLA

Mailadresse:
post@vennesla.kommune.no

Snarveier